Entreprise : comment bien organiser une réunion de travail ?

Définir l’ordre du jour et établir un chronogramme

Le premier critère pour une réunion réussie est de lui donner un ordre du jour spécifique et de définir les différents aspects à aborder. Cela évitera que vous ne vous éparpilliez au cours des échanges et le temps sera mieux géré.

En parlant de temps, le planning de la réunion doit être prévu en amont pour éviter toute perte de temps inutile. Pour un bon déroulement de ce chronogramme, vous pouvez vous munir d’une montre aviateur qui vous permettra de suivre au fur et à mesure les échanges et les modérer.

Inviter les personnes concernées

Afin d’optimiser aux mieux les rendements suite à la réunion, ne contactez que ceux qui sont directement concernés par l’ordre du jour. Vous éviterez ainsi que certaines personnes ne s’ennuient lors des échanges, car ils ne s’y retrouvent pas.

L’invitation à la réunion doit obligatoirement porter certaines mentions telles que la date, l’heure et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, etc. En fixant le nombre des participants, la prise de décision sera beaucoup plus fluide.

Réunir la logistique nécessaire

En fonction du type de réunion que vous prévoyez, il faudra réunir quelques éléments matériels indispensables à son déroulement. N’oubliez donc pas de préparer les éléments qui vous aideront au bon déroulement de la séance.

Prévoyez la location ou l’achat de microphones, d’un rétroprojecteur, de stylo, de bloc-notes et de bouteilles d’eau pour les autres participants et vous. Pensez à faire une liste de tout ce dont vous aurez besoin pour ne rien omettre pendant vos emplettes.